Přítomni: Mgr. Kateřina Hradičková, předsedkyně Kontrolního výboru, Ing. Ivo Jebousek (dorazil v 15:41), Mgr. Monika Čermáková, Peter Mrázek, Ing. Marie Svobodová, Ing. Michaela Konopasková (tajemnice Kontrolního výboru).
Hosté:
Místo jednání: CSZS Bendova 1151/5, 163 00, Praha 6 - Řepy
Usnášeníschopnost: ANO (po celou dobu jednání)
Program jednání:
- Finální zpráva ke kontrole plnění Usnesení číslo: RMČ 000048/2023 - Veřejná zakázka malého rozsahu “Péče o dětská hřiště, víceúčelová a ostatní sportoviště, Praha 6 – Řepy
- Doporučení Kontrolního výboru k zadávání a administraci veřejných zakázek
- Různé
Předsedkyně Kontrolního výboru přivítala všechny členy Kontrolního výboru.
1) Finální zpráva ke kontrole plnění Usnesení číslo: RMČ 000048/2023 - Veřejná zakázka malého rozsahu “Péče o dětská hřiště, víceúčelová a ostatní sportoviště, Praha 6 – Řepy
Členové kontrolní skupiny seznámili členy Kontrolního výboru s finální zprávou ke kontrole plnění Usnesení číslo: RMČ 000048/2023 - Veřejná zakázka malého rozsahu “Péče o dětská hřiště, víceúčelová(dále též jen „VZ“) a ostatní sportoviště, Praha 6 – Řepy /.
Byly stručně konstatovány nedostatky ve VZ, zejména:
- nebylo vysvětleno, na základě jakého pověření, jmenoval tajemník MČ Praha 17 hodnotící komisi,
- Účastníci VZ nebyly řádně informováni po výsledku VŘ dle zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek, v platném znění (dále jen „Zákon“),
- Na profilu zadavatele nebyla uveřejněna písemná zpráva zadavatele dle § 217 Zákona, případně všechny údaje, které by měly být obsažené ve zprávě zadavatele,
- dle smlouvy o dílo článku V. Platební podmínky, odstavec 5. 2., poslední odrážka, by měl být součástí faktury zjišťovací protokol skutečně provedených prací. Nicméně protokol žádné konkrétní práce neobsahuje a faktura obsahuje pouze obecký soupis prací (truhlářské a dílenské práce při zajišťování údržby hřišť, zámečnické a pomocné práce při zajišťování údržby, svářečské práce, použitý materiál). Z toho nevyplývá, na jakém místě konkrétně a jaké konkrétně práce byly vykonány a jaký materiál byl použit,
- Dle smlouvy o dílo článku V. Platební podmínky a fakturace, odstavec 5.1, druhá odrážka měl být vyhotovován a předložen i Pracovní deník. Ten předložen kontrolní skupině nebyl.
Dále byla konstatována mimořádně nízká cena za jednotku tam, kde se počítá podle hodin (150 Kč za jednotku, ostatní nabídky se pohybovali od 275 Kč za jednotku) s tím, že vysoký počet jednotek může vzbudit pochybnosti, jaké práce a v jakém rozsahu byly skutečně provedeny.
Do úložiště Kontrolního výboru nebyly do dnešního dne uloženy dokumenty požadované kontrolní skupinou a specifikované v zápisu z 5. jednání Kontrolního výboru.
Návrh opatření kontrolní skupiny k odstranění zjištěných nedostatků
- Kontrolní skupina doporučuje dodržovat Zákon a Zásady a postupy zadávání zakázek malého rozsahu (dále též jen „Zásady“) schválených Radou MČ 11. 01. 2023Zásady s postupy zadávání zakázek malého rozsahu. V protokolu o otevírání nabídek v elektronické podobě by měly být uvedeny vždy všechny požadované informace. Taktéž na profilu zadavatele.
- Kontrolní skupina doporučuje v protokolech o skutečně provedených pracích přesně specifikovat, jaké konkrétní práce a na jakém místě byly učiněny, co konkrétně a kde bylo opraveno atd. a dále si vyžádat Pracovní deník dle smlouvy o dílo.
- Součástí smlouvy o dílo článek XI., odstavec 11. 3. je znění: „Materiál na opravy bude pořizován za ceny v místě i čase obvyklé a fakturován na základě předchozího odsouhlasení objednatelem.“ Kontrolní skupina doporučuje dodržovat Smlouvu o dílo a fakturovat dle dohodnutých podmínek.
- Kontrolní skupina doporučuje doplnit Smlouvu o dílo článek IX., odstavec 9. 1., textem zpřesňujícím provádění kontrolní činnosti např.: „Objednatel je oprávněn kontrolovat dodavatelem prováděnou činnost jednak na základě pozvání dodavatele a jednak formou tzv. technického dozoru a průběžných kontrol. O provedených kontrolách se obě strany prokazatelně informují. V případě zjištěných závad se sepíše protokol o způsobu jejich odstranění, a to s uvedením termínu a odpovědné osoby“.
- Do budoucna doporučuje kontrolní skupina vždy posoudit nabídku vítěze i z hlediska mimořádně nízké nabídkové ceny (150 Kč za hod. práce?) zejména s ohledem na nabídky ostatních uchazečů a pokud se rozhodne MČ nabídku s mimořádně nízkou nabídkovou cenou akceptovat, mít dostatečně ošetřeno a prokázáno, že zakázka byla v dané hodnotě (počtu hodin) skutečně provedena.
- Aby se předcházelo chybovosti u veřejných zakázek, doporučuje kontrolní skupina, aby byl vyhotoven pro všechny typy veřejných zakázek jednoduchý (bodový) postup pro administraci jednotlivých typů zakázek a byly připravené a schválené formuláře všech dokumentů k jednotlivým typům zakázek, včetně vyjmenování všech typů povinných příloh. Postup pro administraci veřejných zakázek včetně obsahu formulářů by měl odpovídat Zásadám. Zakázky by měly být zadávány (pokud je to možné) prostřednictvím elektronického systému EZAK. Maximum požadovaných informací k zakázce včetně jejího vyhodnocení dle Zákona a Zásad by již mělo být uvedeno v EZAK.
- Kontrolní skupina dále doporučuje, aby bylo v nějakém interním předpisu MČ jasně uvedeno, kdo je oprávněn jmenovat hodnotící komisi. V Zásadách se u hodnotící komise hovoří pouze o jejím složení, není v nich uvedeno, kdo komisi jmenuje.
Kontrolní výbor vzal na vědomí zápis z kontroly plnění Usnesení číslo: RMČ 000048/2023 - Veřejná zakázka malého rozsahu “Péče o dětská hřiště, víceúčelová a ostatní sportoviště, Praha 6 – Řepy
2) Doporučení Kontrolního výboru k zadávání a administraci veřejných zakázek
Na základě diskuse a pověření členů kontrolního výboru na předchozím kontrolním výboru k administraci veřejných zakázek řešila Mgr. Kateřina Hradičková s vedoucím oddělení IT MČ Praha 17 - panem Hradilem způsob fungování EZAK, následně řešila administraci veřejných zakázek ještě s tajemníkem MČ a seznámila členy Kontrolního výboru s výsledkem jednání – dokumenty k zakázkám malého rozsahu generované systémem EZAK neobsahují informace požadované Zásadami a Zákonem. Zásady obsahují velké množství povinných informací v dokumentech k veřejným zakázkám s tím, že je nezbytné vyhotovovat kromě exportovaných dokumentů z EZAK další dokumentaci k veřejným zakázkám. Pak nastává možnost chybovosti v administraci veřejné zakázky, pokud dokumenty neobsahují všechny povinné náležitosti dle Zásad. Navíc v Zásadách není upraven způsob jmenování hodnotící komise. Ten je nezbytné upravit a schválit v Zásadách nebo jiném dokumentu. Všechny výše uvedené skutečnosti mohou v určitých případech znamenat i neplatnost veřejné zakázky včetně možnosti neúspěšných zájemců o veřejnou zakázku domáhat se případné náhrady škody. Bylo by tedy vhodné upravit Zásady a dokumenty k zakázkám tak, aby byly vzájemně v souladu a zároveň v souladu se zákonem včetně jmenování hodnotící komise.
Dále bylo konstatováno, že není řádně poskytovaná součinnost členům Kontrolního výboru.
Kontrolní výbor diskutoval, že na základě zprávy kontrolní skupiny uvedené pod bodem 1) výše a na základě zjištění k zadávání a administraci veřejných zakázek doporučí zastupitelstvu Městské části Praha 17 přijmout usnesení k odstranění nedostatků ve veřejné zakázce dle usnesení RMČ 000048/2023 a snížení chybovosti v zadávání a administraci všech veřejných zakázek malého rozsahu.
Usnesení kontrolního výboru:
Kontrolní výbor doporučuje v návaznosti na zjištění kontrolního výboru k veřejným zakázkám zastupitelstvu Městské části Praha 17 následující opatření:
A) k veřejné zakázce dle usnesení RMČ č. 000048/2023:
- V protokolech o skutečně provedených pracích přesně specifikovat, jaké konkrétní práce a na jakém místě a v jakém časovém rozmezí byly učiněny, co konkrétně a kde bylo opraveno a dále si vyžádat Pracovní deník dle smlouvy o dílo.
- Dodržovat smlouvu o dílo a fakturovat dle dohodnutých podmínek.
- Doplnit smlouvu o dílo článek IX., odstavec 9. 1., textem zpřesňujícím provádění kontrolní činnosti např.: „Objednatel je oprávněn kontrolovat dodavatelem prováděnou činnost jednak na základě pozvání dodavatele a jednak formou tzv. technického dozoru a průběžných kontrol. O provedených kontrolách se obě strany prokazatelně informují. V případě zjištěných závad se sepíše protokol o způsobu jejich odstranění, a to s uvedením termínu a odpovědné osoby“
B) k veřejným zakázkám obecně:
- Vždy posoudit nabídku vítěze i z hlediska mimořádně nízké nabídkové ceny zejména s ohledem na nabídky ostatních uchazečů a pokud se rozhodne Městská část Praha 17 nabídku s mimořádně nízkou nabídkovou cenou akceptovat pouze tehdy, pokud lze dostatečně ověřit, že práce jsou za navržených podmínek proveditelné. Zadavatel je povinen vyžadovat vždy výkaz, nebo protokol o skutečně provedených pracích s přesnou specifikací dle objednávky nebo obdobných dokumentů a je vždy POVINEN zkontrolovat a převzít konkrétní provedené práce a na místě posoudit dle svých odborných schopností na základě výkazu, zda tyto provedené práce odpovídají sjednanému zadání a jestli vykázaný rozsah hodin odpovídá tomu, co konkrétně bylo provedeno podle Protokolu a Pracovního deníku dle smlouvy o dílo.
- Vyhotovit pro všechny typy veřejných zakázek jednoduchý (bodový) postup pro administraci jednotlivých typů zakázek a připravit a schválit formuláře všech dokumentů k jednotlivým typům zakázek, včetně vyjmenování všech typů povinných příloh. Postup pro administraci veřejných zakázek malého rozsahu včetně obsahu formulářů by měl odpovídat Zásadám a postupu zadávání zakázek malého rozsahu (dále též jen "Zásady"). Zakázky by měly být zadávány (pokud je to možné) prostřednictvím elektronického systému EZAK. Maximum požadovaných informací k zakázce včetně jejího vyhodnocení dle zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek, v platném znění a Zásad by mělo být uvedeno v EZAK.
- Jasně uvést v interním předpisu Městské části Praha 17 nebo jiném řádně schváleném dokumentu, kdo je oprávněn jmenovat hodnotící komisi.
- Povinnost dotčeného orgánu (úředníka MČ) poskytnout členům kontrolního výboru součinnost k provedení kontroly, zejména poskytnout požadované informace a dokumenty ve lhůtě dle platné legislativy.
PRO:2, PROTI:0, ZDRŽEL SE: 3
Usnesení Kontrolního výboru nebylo přijato. Členové kontrolního výboru, kteří se zdrželi hlasování požádali o projednání usnesení na dalším jednání kontrolního výboru.
3) Různé
Předsedkyně Kontrolního výboru informovala, že kontrola veřejné zakázky dle Us RMČ 000275/2022 včetně jejího plnění ve složení pan Peter Mrázek a Mgr. Kateřina Hradičková nadále probíhá, kontrolní skupina čeká na předložení vyžádaných podkladů.
- Termín následujícího jednání kontrolního výboru bude upřesněn.
Prezenční listina s podpisy je založena ve složce Kontrolního výboru u tajemnice Kontrolního výboru.
V Praze dne 04.09.2023
Zapsala: Ing. Michaela Konopasková, tajemnice Kontrolního výboru ZMČ Praha 17
Ověřila: Mgr. Kateřina Hradičková, předsedkyně Kontrolního výboru ZMČ Praha 17